Op de raad van oktober 2017 werd beslist dat inwoners van Halle die ongewild meer huisvuilzakken moeten verbruiken, omdat hun gezondheidstoestand hen verplicht tot een groter verbruik van incontinentiemateriaal of verzorgingsmateriaal (stomapatiënten of thuis-nierdialysepatiënten), een vrijstelling van retributie bekomen voor huisvuilrecipiënten in de vorm van twintig zakken van 30 liter restafval per kalenderjaar.
Raadslid Sven Pletinckx (N-Va): “Ik ontving echter een opmerking van een bezorgde Hallenaar, die hiervoor wel in aanmerking komt, maar zich vragen stelt over de behandeling van deze gevoelige medische gegevens. In het reglement staat echter niets over de afhandeling van deze gegevens. Vandaar mijn vraag, is deze procedure, waar zij deze huisvuilzakken persoonlijk aan het loket van de sociale dienst van de stad moeten ophalen, conform de privacy wetgeving? Werd er voor het kenbaar maken en opslagen van deze gegevens een aangifte gedaan bij de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer? En indien deze procedure conform de privacywetgeving is, is het dan mogelijk dit uitdrukkelijk te vermelden naar de Hallenaar toe?”
SCHEPEN Poté (CD&V): “De aanvraag om gratis huisvuilzakken te krijgen is een vrije keuze van de burger die ervoor in aanmerking komt. De stad vraagt bij geen enkele instantie zelf bepaalde medische of persoonlijke gegevens op. De burger moet in het kader van zijn/haar aanvraag wel kunnen bewijzen dat hij/zij effectief in aanmerking komt. Het is dan ook wettelijk gerechtvaardigd dat de stad bepaalde informatie vraagt vooraleer zij het reglement kan toepassen, zelfs als dit gevoelige of medische informatie is. De arts van de aanvrager moet op het aanvraagformulier verklaren dat de aanvrager lijdt aan blijvende incontentie, thuis aan nierdialyse doet of stomapatiënt is. De stad vraagt niet naar meer details over het ziektebeeld. Deze categorieën zijn bewust algemeen gehouden, omdat de stad in het kader van de privacywetgeving gebonden is door het principe van proportionaliteit. Dit betekent dat de stad niet meer gegevens mag vragen dan diegenen die absoluut nodig zijn om het doel (= gratis vuilzakken geven aan mensen met een medische noodzaak daartoe) te kunnen bereiken. Het aanvinken van één van de voorgenoemde drie categorieën volstaat om te beoordelen of de vrijstelling kan worden toegepast.
De aanvraagformulieren worden op de sociale dienst bewaard. Omdat er geen sprake is van een gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van de gegevens is er ook geen aangifteplicht (cfr. Uitvoeringsbesluit van 13 februari 2001). Een aantal identificatiegegevens van de aanvragers worden in een excel-document bewaard, dat dient om te kunnen beoordelen wie in een bepaald jaar al van de vrijstelling heeft kunnen genieten en om te vermijden dat de vrijstelling dubbel zou worden toegekend. Er is wel een belangrijke wijziging op komst in de privacywetgeving. In het kader van de Europese GDPR, die op 28 mei 2018 in werking treedt, zal de verwerking van deze gegevens (en zo goed als alle andere gegevens waarover de stad beschikt) wél opgenomen moeten worden in een uitgebreid verwerkingsregister van persoonsgegevens. De stad bereidt dit momenteel voor en doet daarvoor beroep op de expertise en ondersteuning van Haviland. Voor het overige spelen de andere principes uit de Privacywetgeving: de gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard en de gegevens verlaten de sociale dienst niet, noch worden ze doorgegeven aan andere diensten. De sociaal assistente heeft bovendien beroepsgeheim en geheimhoudingsplicht. Het is niet in strijd met de privacywet om te vragen om de zakken te komen afhalen op de sociale dienst. De stad heeft het recht om te bepalen dat de vuilniszakken afgehaald moeten worden en dat ze niet per post bezorgd worden aan de aanvrager. De aanvrager moet bovendien niet per se zelf naar de sociale dienst komen, maar mag dat door een volmachthouder laten doen (zoals een familielid, vriend/vriendin, zorgverstrekker, etc.)”.
De privacywetgeving is algemeen van toepassing op alle acties, reglementen en handelingen die het stadsbestuur stelt. Dat volgt uit de wet zelf. Het lijkt dus niet zinvol om in elk belastings- of retributiereglement uitdrukkelijk te bepalen dat de privacywet van toepassing is. In het kader van de aanpassingen ingevolge de GDPR-regels zullen ze de aanvraagformulieren wel bijkomend onder de loep nemen en de burgers uiteraard conform de regels informeren over de gegevensverwerking.
